Tanggungjawab mendedahkan maklumat korporat
Dengan memperbadankan sebuah syarikat, anda mendapat suatu keistimewaan
yang tidak dapat anda perolehi daripada struktur perniagaan yang lain,
iaitu liabiliti anda sebgai anggota syarikat adalah terhad. Terhad dalam
erti kata bahawa tanggungan anda ke atas tanggungan syarikat adalah
terhad kepada amaun syer pegangan anda yang belum berbayar sahaja. Biar
betapa beratpun tanggungan syarikat, anda tidak menumpang bebannya. Asal
saja anda membayar secara tunai berbayar penuh atas tiap-tiap syer yang
anda pegangi, anda bebas daripada sebarang tanggungan! Walaupun begitu,
keistimewaan yang anda perolehi dengan memperbadankan syarikat,
terpaksa anda balasi dengan terpaksa pula mendedahkan maklumat korporat
syarikat anda kepada awam. Undang-undang memberikan keistimewaan
liabiliti terhad kepada syarikat dan dalam masa yang sama, sebagai
imbangannya syarikat diehendaki pula untuk mendedahkan maklumat
korporatnya kepada awam.
Kenapa perlunya syarikat mendedahkan maklumat korporatnya kepada awam?
Pendedahan maklumat korporat adalah penting bagi melindungi kepentingan
pelabur (yang terdiri daripada pemegang-pemegang syer dan
pemegang-pemegang debentur), pemiutang, pekerja, pengguna dan orang
awam. Kelima-lima kumpulan dalam 'masyarakat korporat' ini perlu
dilindungi oleh undang-undang daripada tindak-tanduk syarikat yang akan
memberikan kesan langsung atau tidak langsung kepada mereka. Apatah lagi
dengan wujudnya pemusatan kawalan pengurusan di kalangan segelintir
golongan pengurus yang dikenali sebagai pengarah-pengarah syarikat,
satu-satunya cara terbaik yang dapat dilakukan oleh undang-undang ialah
dengan mewajibkan syarikat mendedahkan maklumat korporatnya menurut
kehendak Akta Syarikat 1965.
Bentuk-Bentuk Pendedahan Maklumat Korporat Syarikat
Maklumat korporat syarikat didedahkan melalui tiga cara yang utama:
melalui pejabat berdaftar atau Pejabat Pendaftar Syarikat atau dengan
cara penerbitan nama pada dokumen urus niaga, atau peragaan nama
syarikat di pejabat, pejabat berdaftar atau tempat syarikat menjalankan
perniagaan.
Pendedahan di Pejabat Berdaftar
Syarikat anda perlu mendedahkan maklumat korporatnya dalam bentuk daftar
dan dokumen-dokumen tertentu di pejabat berdaftarnya. Maklumat korporat
syarikat anda yang tersimpan di pejabat berdaftar merupakan maklumat
korporat yang asal, kerana hampir semua maklumat korporat syarikat anda
bermula di sini. Walau bagaimanapun, pejabat berdaftar syarikat anda
masih kurang berkesan sebagai ejen pendedahan maklumat korporat kerana
akses atau keterbukaannnya kepada awam adalah terhad. Tidak semua orang
awam dan tidak semua maklumat korporat syarikat yang boleh dirujuk di
pejabat berdaftar.
Pendedahan di Pejabat Pendaftar Syarikat
Maklumat korporat yang asal diwujudkan dan disimpan di pejabat berdaftar
didedahkan semula dalam bentuk penyata, dokumen, notis dan akaun di
Pejabat Pendaftar Syarikat. Biarpun maklumat korporat yang tersimpan di
sini adalah bersifat 'sekunder', tetapi maklumat berkenaan terbuka
kepada semua orang awam. Semua orang berhak untuk menyemak maklumat
korporat syarikat yang ada dengan dikenakan fee tertentu dan boleh juga
memperoleh salinan dokumen syarikat serta lembaran maklumat korporat
syarikat.
Penerbitan dan peragaan nama syarikat
Nama syarikat anda perlu dizahirkan pada semua bentuk dokumen syarikat.
Nama syarikat anda juga perlu diperagakan di pejabat berdaftar dan
pejabat-pejabat lain atau tempat perniagaan syarikat anda. Penzahiran
nama syarikat pada dokumen dan tempat-tempat berkenaan merupakan satu
bentuk pendedahan yang berkesan mengenai identiti dan aktiviti sesebuah
syarikat kepada khalayak umum.
Prinsip Notis konstruktif
Pendedahan maklumat korporat dalam fail syarikat di Pejabat Pendaftar
Syarikat adalah sejajar dengan prinsip 'notis konstruktif'. Mengikut
prinsip ini, oleh kerana orang awam mempunyai peluang untuk memeriksa
dokumen dalam fail syarikat di Pejabat Pendaftar Syarikat, maka
undang-undang mengandaikan yang seseorang itu telah memeriksa fail
syarikat dan tahu mengenai kandungannya sebelum seseorang itu berurusan
dengan syarikat berkenaan, biarpun seseorang itu tidak pernah melihat
atau memahaminya. Jika anda berurusan dengan sesebuah syarikat,
undang-undang mengandaikan yang anda mengetahui mengenai maklumat
korporat syarikat berkenaan yang terkini. Undang-undang telah
mengandaikan yang anda telah memperoleh maklumat korporat syarikat
berkenaan yang terkini daripada Pejabat Pendaftar Syarikat, walaupun
anda tidak mengetahuinya, tidak memahaminya atau anda tidak pernah walau
sekali pun memperolehinya. Prinsip notis konstruktif ini begitu penting
jika anda berurusan dengan sesebuah syarikat, kerana anda
sekurang-kurangnya perlu mengetahui mengenai keupayaan syarikat
berkenaan untuk berkontrak, kuasa pengarah sebagai ejennya, daftar
gadaiannya, kelulusan dan ketetapan mesyuarat agungnya. Anda juga perlu
kepada maklumat korporat yang lain, seperti akaun syarikat dan anda
barangkali juga perlu menyemak dokumen-dokumen am yang lainnya
berkaiatan dengan sesebuah syarikat, walaupun maklumat-maklumat korporat
berkenaan tidak termasuk dalam prinsip 'notis konstruktif'.
Fungsi Pejabat Pendaftar
'Pejabat Berdaftar' adalah 'rumah' bagi syarikat anda. Syarikat perlu
mempunyai pejabat berdaftar di dalam Malaysia daripada tarikh syarikat
memulakan perniagaan atau dalam tempoh 14 hari daripada tarikh
pemerbadanannya. Pejabat berkenaan perlu sentiasa dibuka kepada orang
awam sekurang-kurangnya tiga jam sehari pada waktu urusan biasa
tiap-tiap hari, kecuali hari Sabtu, hari minggu dan cuti am.
Semasa pejabat berdaftar dibuka sekurang-kurangnya seorang setiausaha
syarikat perlu hazir di pejabat berdaftar. Jika beliau tiada, beliau
perlu diganti oleh seorang ejen atau seorang setiausaha biasa yang
mewakilinya.
Jika syarikat anda menukar pejabat berdaftar, notis mengenainya perlulah
dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat. Perubahan atau pertukaran itu
hanya akan berkuatkuasa pada tarikh notis berkenaan diserahkan kepada
Pendaftar Syarikat.
Sesuatu dokumen boleh disampaikan kepada syarikat dengan meninggalkan
atau menghantarnya dengan pos berdaftar kepada pejabat berdaftarnya
tidak kira sama ada syarikat berkenaan menjalankan perniagaan di tempat
itu atau tidak. Penyampaian di tempat menjalankan perniagaan yang lain
atau pejabat berdaftar lamanya bukanlah satu penyampaian yang baik.
Fungsi Pejabat Pendaftar Syarikat
Jika anda seorang pengarah, pengurus, setiausaha syarikat atau jika anda
adalah orang yang sering beruurusan dengan syarikat, anda tidak dapat
mengelakkan diri daripada berurusan dengan Pendaftar Syarikat sama ada
secara langsung atau tidak langsung. Anda barangkali berurusan melalui
setiausaha syarikat anda atau anda mungkin juga berurusan terus dengan
pejabat berkenaan.
Pejabat Pendaftar Syarikat adalah salah satu bahagian di bawah
Kementerian Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna. Pejabat ini
diketuai oleh Pendaftar Syarikat dengan dibantu oleh Timbalan Pendaftar
Sayrikat, Penolong Pendaftar Syarikat dan kakitangan yang lain. Apa-apa
yang ditetapkan atau dibenarkan dilantik, diberikuasa atau yang perlu
dilakukan atau ditandatangani oleh Pendaftar Syarikat sebagai mana yang
diperuntukkan oleh Akta, boleh dilakukan atau ditandatangani oleh
mana-mana Timbalan atau Penolong Pendaftar Syarikat dan adalah sama sah
dan berkesannya seolah-olah dilakukan atau ditandatangani oleh Pendaftar
Syarikat. Jika anda berurusan dengan mana-mana Timbalan atau Penolong
Pendaftar Syarikat, anda tidak perlu syak mengenai apa-apa larangan atau
batasan yang ditetapkan kepada mereka kerana tiap-tiap tindakan atau
peninggalan mereka sejauh yang memberi kesan kepada seseorang itu adalah
sah dan berkesan atau berkuatkuasa sama seperti jika ianya dilakukan
atau ditinggalkan oleh Pendaftar Syarikat.
Maklumat korporat syarikat disimpan dan diurus di Pejabat Pendaftar
Syarikat di Kuala Lumpur dan di Pejabat-pejabat Pendaftar Syarikat
Cawangan di hampir semua ibu negeri. Walau bagaimanapun maklumat
korporat syarikat yang disimpan di pejabat-pejabat cawangan berkenaan
adalah terhad bagi syarikat-syarikat yang mempunyai pejabat berdaftar
dalam lingkungan negeri berkaitan sahaja
Fail syarikat dibuka sebaik sahaja diperbadankan dan dokumen-dokumen
syarikat selepas pemerbadanan dikemaskinikan daripada masa ke semasa.
Selain daripada disenggara dalam bentuk fail, maklumat korporat juga
disenggara dalam bentuk mikrografi.
Jika anda berminat untuk memperolehi maklumat korporat syarikat, anda
boleh memperolehnya dengan membayar fee yang ditetapkan. Antara lainnya,
anda boleh mendapatkan maklumat korporat syarikat dalam beberapa
bentuk. Pertamanya anda boleh memeriksa apa-apa dokumen yang diserahkan
atau difailkan dengan Pendaftar Syarikat, melainkan dokumen yang telah
dimusnahkan atau dihapuskan. Keduanya, mendapatkan perakuan pemerbadanan
mana-mana syarikat atau perakuan lain yang dikeluarkan di bawah Akta.
Ketiganya, mendapatkan salinan atau cabutan daripada mana-mana dokumen
atau perakuan yang layak untuk diperiksa dan salinan yang diperakui
benar oleh Pendaftar Syarikat.
Jika transparensi sesuatu dokumen atau perakuan telah dikeluarkan untuk
pemeriksaan kepada anda, anda tidak boleh lagi mendapatkan salinan asal
dokumen atau perakuan bekenaan. Suatu salinan atau cabutan daripada
mana-mana dokumen yang diserahkan atau difailkan kepada Pendaftar
Syarikat yang telah diperakui benar oleh beliau adalah sama sahnya
dengan dokumen asalnya.
Tidak semua dokumen syarikat yang anda hajati boleh anda perolehi untuk
disemak di Pejabat Pendaftar Syarikat kerana sebahagiannya mungkin telah
dimusnahkan menurut seksyen 11(11). Dokumen-dokumen berikut mungkin
telah dimusnahkan oleh Pendaftar Syarikat:
- penyata penguntukan syer secara tunai yang telah diserahkan atau difailkan selama enam tahun atau lebih
- penyata tahunan atau kunci kira-kira yang telah diserahkan atau difailkan selama tujuh tahun atau lebih
- dokumen gadaian yang mana memorandum penyelesaian gadaiannya telah didaftarkan selama tujuh tahun atau lebih
- dokumen-dokumen lain (yang selain
daripada Memorandum atau Perkara-perkara Persatuan atau dokumen-dokumen
lain yang menyentuhnya) yang telah diserahkan, difailkan atau
didaftarkan selama lima belas tahun atau lebih.
- dokumen syarikat yang telah dibubar atau dikensel daripada daftar selama lima belas tahun atau lebih.
Memorandum dan Perkara-perkara Persatuan kekal disimpan oleh Pejabat
Pendaftar Syarikat selama syarikat masih belum dibubar atau dikensel
daripada daftar sehungga lima belas tahun selepas dibubar atau dikensel
daripada daftar.