Undang-undang syarikat Akta Syarikat 1965

Tanggungjawab mendedahkan maklumat korporat

Dengan memperbadankan sebuah syarikat, anda mendapat suatu keistimewaan yang tidak dapat anda perolehi daripada struktur perniagaan yang lain, iaitu liabiliti anda sebgai anggota syarikat adalah terhad. Terhad dalam erti kata bahawa tanggungan anda ke atas tanggungan syarikat adalah terhad kepada amaun syer pegangan anda yang belum berbayar sahaja. Biar betapa beratpun tanggungan syarikat, anda tidak menumpang bebannya. Asal saja anda membayar secara tunai berbayar penuh atas tiap-tiap syer yang anda pegangi, anda bebas daripada sebarang tanggungan! Walaupun begitu, keistimewaan yang anda perolehi dengan memperbadankan syarikat, terpaksa anda balasi dengan terpaksa pula mendedahkan maklumat korporat syarikat anda kepada awam. Undang-undang memberikan keistimewaan liabiliti terhad kepada syarikat dan dalam masa yang sama, sebagai imbangannya syarikat diehendaki pula untuk mendedahkan maklumat korporatnya kepada awam.

Kenapa perlunya syarikat mendedahkan maklumat korporatnya kepada awam? Pendedahan maklumat korporat adalah penting bagi melindungi kepentingan pelabur (yang terdiri daripada pemegang-pemegang syer dan pemegang-pemegang debentur), pemiutang, pekerja, pengguna dan orang awam. Kelima-lima kumpulan dalam 'masyarakat korporat' ini perlu dilindungi oleh undang-undang daripada tindak-tanduk syarikat yang akan memberikan kesan langsung atau tidak langsung kepada mereka. Apatah lagi dengan wujudnya pemusatan kawalan pengurusan di kalangan segelintir golongan pengurus yang dikenali sebagai pengarah-pengarah syarikat, satu-satunya cara terbaik yang dapat dilakukan oleh undang-undang ialah dengan mewajibkan syarikat mendedahkan maklumat korporatnya menurut kehendak Akta Syarikat 1965.

Bentuk-Bentuk Pendedahan Maklumat Korporat Syarikat

Maklumat korporat syarikat didedahkan melalui tiga cara yang utama: melalui pejabat berdaftar atau Pejabat Pendaftar Syarikat atau dengan cara penerbitan nama pada dokumen urus niaga, atau peragaan nama syarikat di pejabat, pejabat berdaftar atau tempat syarikat menjalankan perniagaan.

Pendedahan di Pejabat Berdaftar

Syarikat anda perlu mendedahkan maklumat korporatnya dalam bentuk daftar dan dokumen-dokumen tertentu di pejabat berdaftarnya. Maklumat korporat syarikat anda yang tersimpan di pejabat berdaftar merupakan maklumat korporat yang asal, kerana hampir semua maklumat korporat syarikat anda bermula di sini. Walau bagaimanapun, pejabat berdaftar syarikat anda masih kurang berkesan sebagai ejen pendedahan maklumat korporat kerana akses atau keterbukaannnya kepada awam adalah terhad. Tidak semua orang awam dan tidak semua maklumat korporat syarikat yang boleh dirujuk di pejabat berdaftar.

Pendedahan di Pejabat Pendaftar Syarikat

Maklumat korporat yang asal diwujudkan dan disimpan di pejabat berdaftar didedahkan semula dalam bentuk penyata, dokumen, notis dan akaun di Pejabat Pendaftar Syarikat. Biarpun maklumat korporat yang tersimpan di sini adalah bersifat 'sekunder', tetapi maklumat berkenaan terbuka kepada semua orang awam. Semua orang berhak untuk menyemak maklumat korporat syarikat yang ada dengan dikenakan fee tertentu dan boleh juga memperoleh salinan dokumen syarikat serta lembaran maklumat korporat syarikat.

Penerbitan dan peragaan nama syarikat

Nama syarikat anda perlu dizahirkan pada semua bentuk dokumen syarikat. Nama syarikat anda juga perlu diperagakan di pejabat berdaftar dan pejabat-pejabat lain atau tempat perniagaan syarikat anda. Penzahiran nama syarikat pada dokumen dan tempat-tempat berkenaan merupakan satu bentuk pendedahan yang berkesan mengenai identiti dan aktiviti sesebuah syarikat kepada khalayak umum.

 Prinsip Notis konstruktif

Pendedahan maklumat korporat dalam fail syarikat di Pejabat Pendaftar Syarikat adalah sejajar dengan prinsip 'notis konstruktif'. Mengikut prinsip ini, oleh kerana orang awam mempunyai peluang untuk memeriksa dokumen dalam fail syarikat di Pejabat Pendaftar Syarikat, maka undang-undang mengandaikan yang seseorang itu telah memeriksa fail syarikat dan tahu mengenai kandungannya sebelum seseorang itu berurusan dengan syarikat berkenaan, biarpun seseorang itu tidak pernah melihat atau memahaminya. Jika anda berurusan dengan sesebuah syarikat, undang-undang mengandaikan yang anda mengetahui mengenai maklumat korporat syarikat berkenaan yang terkini. Undang-undang telah mengandaikan yang anda telah memperoleh maklumat korporat syarikat berkenaan yang terkini daripada Pejabat Pendaftar Syarikat, walaupun anda tidak mengetahuinya, tidak memahaminya atau anda tidak pernah walau sekali pun memperolehinya. Prinsip notis konstruktif ini begitu penting jika anda berurusan dengan sesebuah syarikat, kerana anda sekurang-kurangnya perlu mengetahui mengenai keupayaan syarikat berkenaan untuk berkontrak, kuasa pengarah sebagai ejennya, daftar gadaiannya, kelulusan dan ketetapan mesyuarat agungnya. Anda juga perlu kepada maklumat korporat yang lain, seperti akaun syarikat dan anda barangkali juga perlu menyemak dokumen-dokumen am yang lainnya berkaiatan dengan sesebuah syarikat, walaupun maklumat-maklumat korporat berkenaan tidak termasuk dalam prinsip 'notis konstruktif'.

Fungsi Pejabat Pendaftar

'Pejabat Berdaftar' adalah 'rumah' bagi syarikat anda. Syarikat perlu mempunyai pejabat berdaftar di dalam Malaysia daripada tarikh syarikat memulakan perniagaan atau dalam tempoh 14 hari daripada tarikh pemerbadanannya. Pejabat berkenaan perlu sentiasa dibuka kepada orang awam sekurang-kurangnya tiga jam sehari pada waktu urusan biasa tiap-tiap hari, kecuali hari Sabtu, hari minggu dan cuti am.

Semasa pejabat berdaftar dibuka sekurang-kurangnya seorang setiausaha syarikat perlu hazir di pejabat berdaftar. Jika beliau tiada, beliau perlu diganti oleh seorang ejen atau seorang setiausaha biasa yang mewakilinya.

Jika syarikat anda menukar pejabat berdaftar, notis mengenainya perlulah dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat. Perubahan atau pertukaran itu hanya akan berkuatkuasa pada tarikh notis berkenaan diserahkan kepada Pendaftar Syarikat.

Sesuatu dokumen boleh disampaikan kepada syarikat dengan meninggalkan atau menghantarnya dengan pos berdaftar kepada pejabat berdaftarnya tidak kira sama ada syarikat berkenaan menjalankan perniagaan di tempat itu atau tidak. Penyampaian di tempat menjalankan perniagaan yang lain atau pejabat berdaftar lamanya bukanlah satu penyampaian yang baik.

Fungsi Pejabat Pendaftar Syarikat

Jika anda seorang pengarah, pengurus, setiausaha syarikat atau jika anda adalah orang yang sering beruurusan dengan syarikat, anda tidak dapat mengelakkan diri daripada berurusan dengan Pendaftar Syarikat sama ada secara langsung atau tidak langsung. Anda barangkali berurusan melalui setiausaha syarikat anda atau anda mungkin juga berurusan terus dengan pejabat berkenaan.

Pejabat Pendaftar Syarikat adalah salah satu bahagian di bawah Kementerian Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna. Pejabat ini diketuai oleh Pendaftar Syarikat dengan dibantu oleh Timbalan Pendaftar Sayrikat, Penolong Pendaftar Syarikat dan kakitangan yang lain. Apa-apa yang ditetapkan atau dibenarkan dilantik, diberikuasa atau yang perlu dilakukan atau ditandatangani oleh Pendaftar Syarikat sebagai mana yang diperuntukkan oleh Akta, boleh dilakukan atau ditandatangani oleh mana-mana Timbalan atau Penolong Pendaftar Syarikat dan adalah sama sah dan berkesannya seolah-olah dilakukan atau ditandatangani oleh Pendaftar Syarikat. Jika anda berurusan dengan mana-mana Timbalan atau Penolong Pendaftar Syarikat, anda tidak perlu syak mengenai apa-apa larangan atau batasan yang ditetapkan kepada mereka kerana tiap-tiap tindakan atau peninggalan mereka sejauh yang memberi kesan kepada seseorang itu adalah sah dan berkesan atau berkuatkuasa sama seperti jika ianya dilakukan atau ditinggalkan oleh Pendaftar Syarikat.

Maklumat korporat syarikat disimpan dan diurus di Pejabat Pendaftar Syarikat di Kuala Lumpur dan di Pejabat-pejabat Pendaftar Syarikat Cawangan di hampir semua ibu negeri. Walau bagaimanapun maklumat korporat syarikat yang disimpan di pejabat-pejabat cawangan berkenaan adalah terhad bagi syarikat-syarikat yang mempunyai pejabat berdaftar dalam lingkungan negeri berkaitan sahaja

 Fail syarikat dibuka sebaik sahaja diperbadankan dan dokumen-dokumen syarikat selepas pemerbadanan dikemaskinikan daripada masa ke semasa. Selain daripada disenggara dalam bentuk fail, maklumat korporat juga disenggara dalam bentuk mikrografi.

Jika anda berminat untuk memperolehi maklumat korporat syarikat, anda boleh memperolehnya dengan membayar fee yang ditetapkan. Antara lainnya, anda boleh mendapatkan maklumat korporat syarikat dalam beberapa bentuk. Pertamanya anda boleh memeriksa apa-apa dokumen yang diserahkan atau difailkan dengan Pendaftar Syarikat, melainkan dokumen yang telah dimusnahkan atau dihapuskan. Keduanya, mendapatkan perakuan pemerbadanan mana-mana syarikat atau perakuan lain yang dikeluarkan di bawah Akta. Ketiganya, mendapatkan salinan atau cabutan daripada mana-mana dokumen atau perakuan yang layak untuk diperiksa dan salinan yang diperakui benar oleh Pendaftar Syarikat.

Jika transparensi sesuatu dokumen atau perakuan telah dikeluarkan untuk pemeriksaan kepada anda, anda tidak boleh lagi mendapatkan salinan asal dokumen atau perakuan bekenaan. Suatu salinan atau cabutan daripada mana-mana dokumen yang diserahkan atau difailkan kepada Pendaftar Syarikat yang telah diperakui benar oleh beliau adalah sama sahnya dengan dokumen asalnya.

Tidak semua dokumen syarikat yang anda hajati boleh anda perolehi untuk disemak di Pejabat Pendaftar Syarikat kerana sebahagiannya mungkin telah dimusnahkan menurut seksyen 11(11). Dokumen-dokumen berikut mungkin telah dimusnahkan oleh Pendaftar Syarikat:

• penyata penguntukan syer secara tunai yang telah diserahkan atau difailkan selama enam tahun atau lebih
• penyata tahunan atau kunci kira-kira yang telah diserahkan atau difailkan selama tujuh tahun atau lebih
• dokumen gadaian yang mana memorandum penyelesaian gadaiannya telah didaftarkan selama tujuh tahun atau lebih
• dokumen-dokumen lain (yang selain daripada Memorandum atau Perkara-perkara Persatuan atau dokumen-dokumen lain yang menyentuhnya) yang telah diserahkan, difailkan atau didaftarkan selama lima belas tahun atau lebih.
• dokumen syarikat yang telah dibubar atau dikensel daripada daftar selama lima belas tahun atau lebih.

Memorandum dan Perkara-perkara Persatuan kekal disimpan oleh Pejabat Pendaftar Syarikat selama syarikat masih belum dibubar atau dikensel daripada daftar sehungga lima belas tahun selepas dibubar atau dikensel daripada daftar.