Undang-undang syarikat : Daftar syarikat

Daftar-Daftar Syarikat

Undang-undang menghendaki supaya syarikat menyenggara daftar-daftar yang berikut:

• daftar anggota-anggota
• daftar pemegang syer substansial
• daftar pemegang debentur
• daftar pemegang kepentingan
• daftar pengarah, pengurus dan setiausaha
• daftar pemegangan syer pengarah
• daftar gadaian

Tidak semua syarikat perlu menyenggara kesemua daftar di atas. Misalnya, 'syarikat sendirian berhad' tidak perlu menyenggara daftar pemegang syer substansial. Begitu juga dengan lain-lain daftar yang hanya perlu disenggarakan jika syarikat perkara-perkara yang berkaitan dengan daftar berkenaan melibatkan syarikat anda. Walau bagaimanapun, yang pasti, syarikat anda mestilah sekurang-kurangnya menyenggara daftar anggota dan daftar pengarah, pengurus dan setiausaha.

Undang-undang tidak menetapkan mengenai bentuk khusus sesuatu daftar. Daftar boleh berbentuk buku berjilid atau dalam lain-lain bentuk yang bersifat kekal atau dalam bentuk sistem komputer yang boleh dikeluarkan semula dalam bentuk yang kekal.

 Pendaftaran Dokumen Berkanun

Ada dua kategori dokumen yang perlu dizahirkan oleh syarikat dengan menyerahkannya dalam bentuk penyata, dokumen dan notis kepada Pendaftar Syarikat dalam tempoh tertentu selepas berlakunya peristiwa korporat yang dikehendaki oleh Akta:

• penyata, dokumen atau notis mengenai peristiwa korporat yang berlaku pada satu-satu masa
• Penyata Tahunan yang dibuat secara tahunan yang mengandungi maklumat korporat yang penting pada kedudukan termuatkhir pada tarikh tertentu

Semua bentuk penyata, dokumen atau notis itu adalah suatu replika daripada rekod asal di dalam daftar atau dokumen lain di pejabat berdaftar. Penyata, dokumen atau notis berkenaan perlu mengambil bentuk dan gaya yang ditetapkan dalam Peraturan-peraturan Syarikat 1966 (Peraturan 3). Gaya persembahan sesuatu penyata, dokumen atau notis perlu mematuhi peraturan 6(1), Peraturan-peraturan Syarikat 1966.

Selain daripada itu penyata, dokumen atau notis akan ditolak daripada didaftarkan oleh Pendaftar Syarikat jika:

• mengandungi perkara-perkara yang bertentangan dengan undang-undang
• mengandungi perkara-perkara yang palsu atau mengelirukan
• mempunyai apa-apa peninggalan atau salah gambaran
• tidak mematuhi kehendak Akta
• mengandungi ralat, pengubahan atau padaman

Penyata, dokumen atau notis yang tidak lengkap seperti yang tersebut akan ditolak oleh Pendaftar Syarikat dengan memohon syarikat atau orang yang bagi pihak syarikat yang menyerahkannya supaya:

• dipinda, dipenuhi dan difailkan semula
• dokumen baru difailkan semula sebagai gantinya
• disertakan dengan dokumen yang lengkap sebagai pelengkapnya

Pendaftar Syarikat juga boleh menghendaki supaya diserahkan kepadanya dokumen tertentu atau maklumat tertentu yang pada pendapatnya sama ada untuk menolak atau mendaftar sesuatu dokumen.

Mahkamah atau Mahkamah Sesyen boleh membuat perintah arahan bagi menguatkuasakan kewajipan untuk menyediakan (termasuk menyerahkan atau 'menfailkan', meminda atau menyempurnakan dan menfailkan semula) penyata, dokumen dan notis jika selepas 14 hari daripada tarikh penerimaan notis mengenainya daripada Pendaftar Syarikat seseorang atau sesebuah perbadanan itu gagal melaksanakannya. Mahkamah atau Mahkamah Sesyen boleh membuat perintah arahan supaya melaksanakannya atas permohonan mana-mana anggota atau pemiutang perbadanan itu atau Pendaftar Syarikat atau Pegawai Penerima. Perintah itu boleh memperuntukkan bahawa semua kos berkaitan dengan permohonan itu tertanggung kepada perbadanan atau pegawainya atau orang berkenaan.

Jika Memorandum, Perkara-perkara Persatuan atau dokumen-dokumen lain yang telah diserahkan atau difailkan kepada Pendaftar Syarikat hilang atau musnah, syarikat berkenaan boleh memohon kebenaran untuk menyerahkan sesalinan dokumen itu semula, sama seperti yang asalnya. Pendaftar Syarikat kemudiannya boleh mengeluarkan notis kepada orang berkenaan dengan cara yang difikirkan patut. Pendaftar Syarikat boleh melalui notis bertulis mengarahkan supaya diserahkan semula dokumen berkenaan dalam dalam tempoh 14 hari atau dalam tempoh yang lebih lama yang dibenarkan olehnya. Jika Pendaftar Syarikat berpuas hati atau mempunyai sebab untuk untuk mempercayai bahawa kehilangan, kemusnahan, ketepatan salinan dkumen itu sendiri, maka beliau akan memperakukannya dan mengarahkannya diserahkan semula. Sebaik sahaja diserahkan, daripada tarikh yang dinyatakan dalam perakuan itu sebagai tarikh serahan atau penfailan, dokumen berkenaan berkuatkuasa dan efektif seperti yang asalnya.

Mahkamah boleh, dengan perintah selepas menerima permohonan daripada mana-mana orang yang terkilan dan selepas notis kepada mana-mana orang lain yang Mahkamah arahkan, sahkan, ubahkan atau batlkan perakuan itu dan perintah itu boleh diserahkan kepada Pendaftar Syarikat dan hendaklah didaftarkan olehnya. Walau bagaimanapun semua bayaran, kontrak, urusan, tindakan, dan sesuatu yang dilakukan dengan suci hati sebelum pendaftaran perintah itu dan dengan ketergantungan kepada dan kepercayaan mengenai perakuan itu akan menjadi sah dan berkuatkuasa walaupun dengan pengubahan atau pemabatalan itu. Tidak ada fee yang dikenakan kerana menyerahkan dokumen berkenaan. Keingkaran dalam mematuhi arahan Pendaftar Syarikat berkenaan adalah suatu kesalahan ke atas syarikat dan pegawainya.

 Penerbitan Dan Peragaan Nama Syarikat

Nama syarikat anda hendaklah terdapat dalam huruf rumi yang mudah dibaca pada meterainya, segala surat perniagaan, penyata akaun, invois, notis rasmi, penerbitan, bil pertukaran, nota janji hutang, pengendorsan, cek, pesanan, resit dan surat kredit bagi atau yang berupa sebagai dikeluarkan atau ditandatangani oleh atau bagi pihak syarikat. Keingkaran pada mematuhinya adalah satu kesalahan.

Jika syarikat anda telah bertukar nama, nama yang dahulu hendaklah juga terdapat di bawah nama sekarang pada semua dokumen, surat perniagaan, penyata akaun, invois, notis rasmi, penerbitan, bil pertukaran, nota janji hutang, pengendorsan, cek, pesanan, resit, dan surat kredit, bagi, atau yang berupa sebagai dikeluarkan atau ditandatangani oleh atau bagi pihak, syarikat itu selama suatu tempoh yang tidak kurang daripada dua belas bulan daripada tarikh petukaran itu.

Jika seseorang pegawai syarikat atau mana-mana orang bagi pihak syarikat itu:

• menggunakan atau membenarkan penggunaan apa-apa meterai yang berupa sebagai meterai syarikat yang pada padanya namanya tidak terdapat sedemikian
• menandatangani, mengeluarkan atau membenarkan ditandatangani dan dikeluarkan bagi pihak syarikat apa-apa bil pertukaran, nota janji hutang, cek atau surat cara boleh niaga lain atau apa-apa pengendorsan, pesanan, resit atau surat kredit yang nama syarikat dan nama syarikat itu yang dahulu, jika berkaitan, tidak disebutkan
• mengeluarkan atau membenarkan dikeluarkan apa-apa penyata akaun, invois atau notis rasmi atau penerbitan yang nama syarikat dan nama syarikat itu yang dahulu jika berkaitan tidak disebutkan maka pegawai syarikat itu atau mana-mana orang bagi pihak syarikat adalah bukan sahaja melakukan kesalahan tetapi juga bertanggungan kepada pemegang surat cara atau pesanan itu kepada amaun yang kena dibayar jika syarikat tidak membayarnya

Tiap-tiap syarikat hendaklah mengecat atau meletakkan, dan memastikan dicat atau diletakkan, namanya di tempat yang mudah kelihatan di bahagian luar tiap-tiap pejabat atau tempat di mana peniagaan dijalankan. Bagi pejabat berdaftar pula perkataan "Pejabat Yang Didaftarkan" juga hendaklah dicat atau diletakkan atau memastikan dicat atau diletakkan di luar pejabat berdaftar berkenaan. Keingkaran pada mematuhinya adalah merupakan satu kesalahan.